未來辦公室，你最需要的與最該捨棄的是…..
未來辦公室，你最需要的與最該捨棄的是…..
紙張曾是辦公室內不可或缺的用品；每份提案、檔案文件、計劃書和表單都必須使用紙本列印、共用和歸檔。
每個企業都會遇到成千上萬的文件資料散落在各處，檔案櫃也佔據了辦公室大部分的空間，該如何有效統一整理和控管文件，是企業主必須面對的課題。
數位化不再只應用在社群、個人和影視媒體界，數位轉型正改變我們所孰悉的辦公場景，尤其對SMB中小型企業影響最大。近期研究顯示，高達65%的員工更喜歡以行動工作者模式，在辦公室以外的地方工作；但倘若部門仍舊守紙本文件流程，就不可能實現數位行動辦公。
那麼，到底什麼是數位行動辦公室？
數位行動辦公環境，應提供員工個人化的管理工具，包括智慧型手機、平板電腦和個人電腦，讓員工能在資安管理下，隨時存取資訊、使用雲端儲存空間以及利用物聯網串聯工作流程自動化等等。
深入探討數位行動辦公之前，我們應先談談減少紙張用量、紙本文件數位化有哪些好處！
• 省去歸檔、整理、封存及處理所有紙本文件的時間和麻煩
• 再也不需要佔空間的檔案櫃和碎紙機，享有開闊的工作空間
• 減少紙張用量、購買、處理及傳送紙本文件的成本
• 實現高效文件管理，由於整理和擷取紙本文件內的資訊，會耗費大量時間及人力
• 快速搜尋；在你走到檔案櫃的30秒內，您可搜尋數十個電子檔
• 環境友善，減少樹木砍伐、垃圾掩埋
紙本文件也把我們束縛在有限的辦公環境內，一旦紙本數位化，將電子文件儲存至雲端或伺服器，即可隨時隨地透過任何裝置存資訊。即便數位化的好處顯而易見，但真的那麼容易嗎？
富士全錄完全教學8步驟，協助您無縫轉移工作流程自動化，實現企業降低成本、解放時間與空間束縛，使工作流程變得更行動化、更有效率。
步驟一：評估與了解差距
首先，了解目前辦公室的運作方式與預計達成的目標流程之間的落差，並試著尋找可節省時間和簡化工作流程的方法有哪些。
建議從財務部開立發票或人資部訓練新進人員的流程著手，以數位化方式建構目標、程序和工作流程，除了可集中管理團隊成員外，也不必耗費任何紙張。
步驟二：繪製工作流程地圖
了解客戶如何與您的品牌互動？員工如何參與顧客旅程？是否有機會增加線上互動管道？是否能進一步數位化或簡化表單和帳單？如何降低成本，並提高工作流程效率？
針對客戶發展狀況、員工體驗以及串連所有環節的文件流程進行流程地圖繪製，進行工作流程問題的探討。
步驟三：規劃企業願景與短期目標
建立計畫藍圖，將工作流程細分為多個可達成的「短期目標」，並依據目標的重要性，訂定工作流程的優先順序。
步驟四：改善與安全防護
當確立改革的任務和工作流程之後，須開始投入評估和工作流程。針對您預計第一步要進行數位化的工作流程進行評估、改善及自動化，思考如何擷取、內部共用、應用這些工作流程，並將數位辦公環境所需高規格的安全防護納入考量。
步驟五：數位化
進入端對端數位化。尋找適合執行的工作流程技術，考量資訊安全機制。
舉例來說，為了讓所有人員都能安心工作，管理者必須確保機敏文件獲得身分驗證的人員才可存取、列印文件，無須擔心重要資訊遺失或外洩；倘若公司商業活動涵蓋多個國家或多種語言，則須思考如何透過自動化轉換不同語言，減輕人工編譯負擔。
步驟六：行動化
針對不同裝置、不同的連線設定以及關鍵人物進行作流程測試文件工作流程，並排除測試過程中出現的問題，讓公司內部所有人了解並支持數位變革的重要性。
此外，研究發現，約62%的資料外洩事件是人為疏失導致，遠遠超過網路不安全、駭客入侵等其他因素；因此，建置工作流程行動化的同時，必須建立完善的資安政策，確保企業機敏文件受到保護。
步驟七：自動化
確保員工和客戶可以略過不必要的人工作業流程，透過導入智能技術與自動化工具，實現高效辦公。
步驟八：重新打造
將工作流程自動化視為一個正向循環的圓而不是單向直線，一定還有可改善的空間。透過隨時掌握其他產業的現狀與新興的技術，捕捉靈感進行創新，就能將自動化工作流程的價值最大化。
數位時代來臨，工作流程自動化驅動企業轉型。聊天機器人、機器學習、語音辨識系統、自然語言處理和大數據預測分析，都將影響工作流程自動化。但身為員工的你不用擔心，「人」依然是自動化工作流程的核心，工作流程自動化不會讓你的失業，反而將協助你創造更高效率與高生產力。
記得！在未來辦公室內，您將最需要的是自動化、行動化和數位化的工作流程，最該捨棄的是紙本文件。讓富士全錄幫助您將工作流程自動化！
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